Quem depende do IPREV pode contar com um serviço mais rápido. A Gerência de Folha de Pagamento (GFPAG) praticamente zerou a fila de processos que aguardavam análise e encaminhamento, resultado de um conjunto de medidas adotadas pela equipe.
Boa parte do trabalho da GFPAG acontece nos bastidores, mas os efeitos chegam diretamente aos aposentados e pensionistas: análise mais ágil dos processos, cálculos mais precisos, continuidade do trabalho e liberação rápida das informações da folha.
De cerca de 1.100 processos a uma fila mínima
Quando o atual gerente da GFPAG, Alex dos Santos, assumiu a função, havia aproximadamente 1.100 processos em aberto ou aguardando finalização. A principal demanda reprimida do setor eram os requerimentos de dedução e isenção da contribuição previdenciária de aposentados e pensionistas.
Para enfrentar o acúmulo, a Gerência realizou uma força-tarefa e, depois, passou a manter um acompanhamento contínuo das demandas. Hoje, são apenas 10 processos na fila de pedidos de dedução de contribuição. Eles podem ser implantados ainda no mesmo mês, desde que a folha esteja aberta.
Automação reduz trabalho manual e erros
Outro fator decisivo foi a automação das planilhas usadas pela Gerência. Os cálculos passaram a ser feitos de forma automatizada, com base nas informações disponíveis no SIGRH.
“A gente automatizou praticamente todas as nossas planilhas de cálculo”, destaca Alex. Segundo ele, o novo modelo reduziu significativamente o trabalho manual e também diminuiu a possibilidade de erros na inserção de dados.
O ganho foi especialmente importante em demandas que envolvem muitos servidores. Um exemplo é o reconhecimento de períodos averbados para fins de triênio de servidores da Educação, que envolvia quase 2 mil aposentados e exigia a análise individual dos períodos e dos cálculos.
Com o apoio de ferramentas de tecnologia e da inteligência artificial, a equipe desenvolveu um script em Python. Ele processa as informações das fichas financeiras e dos triênios, filtra os casos efetivamente atingidos e gera os cálculos necessários.
Fechamento da folha mais seguro
Para tornar o fechamento da folha mais seguro e menos dependente de pessoas específicas, a equipe criou uma ferramenta que compara a folha atual com a do mês anterior. O sistema ajuda a identificar alterações e direciona a análise para situações que realmente exigem atenção, como novas pensões, encerramentos, reajustes, recálculos e revisões.
Depois do fechamento, a equipe libera as informações no Portal do Servidor, para que aposentados e pensionistas consultem seus dados e contracheques o mais rapidamente possível.
Próximo passo: matriz de riscos
Com a fila sob controle e os processos mais estruturados, a GFPAG já trabalha na elaboração de uma matriz de riscos da folha de pagamento. A iniciativa começou pelo processo de dedução da contribuição previdenciária e deverá ser ampliada para os demais procedimentos da Gerência.
A proposta é mapear cada etapa dos processos, identificar os riscos envolvidos, avaliar sua probabilidade e impacto e estabelecer medidas para sua mitigação.
Com informações do Portal Visse.